Manajemen Dokumen – Menangkan Perang Dengan Sistem Manajemen Dokumen yang Tepat

Ada banyak cara untuk mengelola dokumen organisasi Anda, tetapi ini masih merupakan tugas yang harus dihadapi perusahaan setiap hari. Perang terhadap manajemen dokumen dengan cepat meningkat dalam intensitas karena-melalui penggunaan komputer yang seharusnya membawa kita ke lingkungan tanpa kertas-perusahaan menemukan diri mereka dengan semakin banyak kertas untuk dikelola sepanjang waktu.

Lebih dari 40 persen angkatan kerja lahir setelah tahun 1975 dan dibesarkan dengan menggunakan komputer. Faktanya, kebanyakan dari mereka tidak dapat memahami kehidupan tanpa desktop atau laptop di masyarakat saat ini. Karena itu, sistem manajemen dokumen perlu diubah untuk mengikuti perkembangan waktu dan juga untuk membantu karyawan yang akan datang ini mengatasi volume arsip yang harus disimpan dengan cepat.

Ketika dokumen diajukan menggunakan sistem perangkat lunak pengindeksan dokumen yang dapat melacak file dan lokasi dokumen, serta mengurangi stres kehilangan dokumen dan mengatur ulang file untuk membuat lebih banyak ruang, tidak hanya akan menyisakan ruang untuk mengarsipkan dokumen yang baru ditambahkan tersebut, tetapi juga pengarsipan waktu akan sangat berkurang juga.

Dengan persyaratan hukum yang mengharuskan untuk menyimpan beberapa catatan untuk jangka waktu tertentu, atau selamanya, file lama yang ada dalam bentuk kertas biasanya diarsipkan untuk mengambil lebih sedikit ruang dan memberi ruang untuk file saat ini. Cara terbaik untuk memelihara file yang diarsipkan dan membuatnya mudah diambil adalah dengan sistem manajemen dokumen terindeks yang terkomputerisasi yang dapat memberi label file seperti yang Anda tentukan dan memungkinkan Anda menyimpannya di mana saja sambil tetap menyediakan cara untuk menemukannya saat diperlukan.

Jika perusahaan Anda memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat, produktivitas dapat meningkat pesat, tanpa perlu menambah satu jam waktu staf, atau menambahkan satu karyawan. Ini benar hanya karena pengindeksan dokumen dapat menghemat ratusan atau ribuan jam per tahun dalam pengarsipan dan pengambilan dokumen yang sebelumnya telah diajukan karena prosesnya yang unik dan cerdas.

Ada banyak alasan mengapa pengindeksan dokumen terkomputerisasi memenangkan pertempuran dalam perang pengelolaan dokumen, dan banyak manfaat dari implementasinya:

• Semangat staf akan meningkat karena karyawan bebas untuk menyelesaikan tugas yang lebih penting yang diberikan kepada mereka ketika mereka tidak harus menghabiskan banyak waktu untuk mengarsipkan dan mencari dokumen yang mereka butuhkan.

• Anggota staf dapat menghadiri rapat dengan membawa semua informasi terkait yang mereka butuhkan, sehingga keputusan yang cerdas dapat dibuat lebih siap mengenai prosedur perusahaan.

• Dan tidak akan pernah lagi pertanyaan pelanggan tidak terjawab karena dokumen yang salah tempat.

Menggunakan sistem pengarsipan indeks untuk mengelola dokumen perusahaan Anda berarti bahwa semua staf dapat memiliki akses ke sistem yang sama. Semuanya dapat diarsipkan dengan benar dan seragam sehingga setiap karyawan dapat menemukan informasi yang dibutuhkan kapan saja.

Ini juga menghilangkan masalah duplikasi file dan mencegah hilangnya dokumen atau dokumen yang tidak disengaja. Meja tetap bebas dari file yang berlebihan dan jauh lebih mudah untuk menyelesaikan pekerjaan saat Anda tidak terkubur terlalu banyak di kertas.

Anda juga dapat memindahkan file dari satu lokasi ke lokasi lain dengan mudah. Cukup masuk ke perangkat lunak manajemen dokumen di komputer Anda dan ubah lokasi ke mana Anda akan memindahkan file Anda dan kemudian pindahkan file fisik ke lokasi baru. Semudah itu. Artinya, Anda dapat mengarsipkan file kapan pun telah selesai daripada menunggu “hari bebas” atau “saat Anda punya waktu”.

Sistem manajemen dokumen terkomputerisasi dapat membebaskan karyawan untuk lebih banyak pekerjaan yang masuk, dan memungkinkan mereka untuk memprioritaskan pekerjaan mereka dengan lebih baik … tugas yang jauh lebih mudah ketika mereka benar-benar dapat melihat bagian atas meja mereka!

Jika Anda menyimpan salinan master tercetak yang diperbarui secara rutin dari semua file Anda, Anda juga tidak pernah berisiko kehilangan informasi manajemen file Anda. Bahkan jika Anda mengalami kegagalan daya, Anda masih dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan karena Anda dapat mengakses file yang diperlukan dan staf tidak perlu hanya duduk-duduk menunggu komputer dapat melakukan sesuatu.

Perang manajemen dokumen mungkin akan berlangsung untuk sementara waktu, tetapi memperkenalkan sistem pengindeksan dokumen yang efektif dan efisien ke organisasi Anda akan membuat hidup lebih mudah bagi semua orang, meninggalkan karyawan Anda dengan lebih banyak waktu untuk fokus pada pertumbuhan perusahaan, dan mengambil langkah yang lebih besar untuk menjangkau Anda. tujuan perusahaan.

Janet Baker mengundang Anda untuk mengatur file kertas Anda sekali dan untuk selamanya. Untuk mengetahui lebih lanjut, kunjungi http://www.thepapertiger.com

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Paper Tiger adalah sistem pengindeksan yang sangat kuat namun sederhana yang benar-benar akan merevolusi hubungan Anda dengan lemari arsip Anda. Sistem pengarsipan bekerja seperti mesin pencari untuk file kertas Anda!

Anda dapat memulai dengan sesedikit atau sebanyak mungkin file sesuka Anda dengan hanya membuat indeks Anda ke dalam database perangkat lunak dan mencetak label yang menyertainya. Kemudian, saat Anda menambahkan file baru, cukup tambahkan ke database Anda dan Anda akan mendapatkan solusi manajemen dokumen yang lebih efisien dan hemat biaya.

(c) 2010 oleh Janet Baker, The Monticello Corporation