Aplikasi absensi online adalah sistem yang berguna untuk mencatat waktu kehadiran karyawan melalui website di komputer atau menggunakan aplikasi di smartphone yang terhubung dengan internet. Seringkali, karyawan cukup memasukkan nama pengguna dan kata sandi mereka ke dalam aplikasi di ponsel cerdas mereka untuk check-in.
Absensi online jelas berbeda dengan absensi manual. Absensi online biasanya berbentuk absensi Mobile, jika manual biasanya ditulis. Perbedaan utamanya adalah sistem absensi manual membutuhkan media khusus (biasanya kertas), sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan melalui komputer dan smartphone, selama terhubung dengan internet.
Untuk memahami kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya, harap perhatikan komentar di bawah.
Keuntungan dari kehadiran manual
Pertama, kami akan memberi tahu Anda kelebihan absensi manual dibandingkan dengan absensi online. Berikut penjelasannya.
-
Kurangi pengeluaran
Perusahaan memanfaatkan sumber daya manusia yang ada untuk menerapkan sistem absensi ini. Akibatnya biaya yang harus ditanggung perusahaan menjadi berkurang karena tidak perlu membeli alat khusus atau software tertentu.
-
Sederhana untuk diterapkan
Jika jumlah pegawai hanya sedikit, maka dapat dikatakan sistem perburuhan mudah diterapkan. Kertas yang sering digunakan sebagai media absensi manual dapat menjadi bukti nyata data absensi perusahaan.
Tapi bagaimana jika perusahaan memiliki banyak karyawan? Lebih lanjut tentang itu nanti. Silakan lanjutkan membaca artikel ini, oke?
-
Tidak terpengaruh oleh catu daya
Sistem absensi manual dioperasikan dengan kertas, tentunya ada tidaknya listrik dan jaringan tidak akan mempengaruhi prosedur pencatatan absensi.
Kekurangan absensi manual dibandingkan dengan absensi online
Kelebihan sistem absensi manual terlihat bermanfaat bukan? Tapi tolong tunggu. Seperti semuanya, sistem absensi ini pasti memiliki beberapa kelemahan yang mungkin membuat Anda berpikir ulang. Apa kerugiannya? Baca komentar di bawah.
-
Menekan produktivitas karyawan
Di dalam suatu perusahaan terdapat beberapa jenis pekerja, seperti pekerja kontrak tetap (PKWTT), pekerja kontrak tidak tetap (PKWT), pekerja kontrak paruh waktu, dan outsourcing.
Seperti terlihat dari pembahasan di atas, apakah ada perbedaan hak dan pola pengupahan. Tentunya dengan sistem manual akan sulit bagi HR untuk mengetahui detailnya.
Hal ini berbeda dengan sistem presensi online yang memiliki kemampuan dan fitur yang memungkinkan perusahaan memiliki mata digital yang dapat digunakan untuk memantau kinerja dan tugas setiap orang.
-
Biaya upah yang lebih tinggi
Absensi sudah lama digunakan sebagai acuan untuk menghitung upah pegawai, sehingga akan ada perhitungan upah bagi mereka yang tidak masuk kerja, terlambat atau bahkan lembur. Menghitung gaji dengan mempertimbangkan situasi yang berbeda ini dapat membingungkan pengembang SDM, yang menyebabkan salah perhitungan. Tentu hal ini sangat ingin Anda hindari bukan?
Data absensi terintegrasi dengan sistem, tersedia secara online dan dapat diakses secara real time, menjadikan penggajian lebih sederhana dan akurat.
Dengan terhubung ke data kehadiran online, sistem terintegrasi dapat diakses secara real time, membuat penggajian lebih mudah dan akurat.
-
Peningkatan penyalahgunaan jam
Kejujuran merupakan nilai yang harus dimiliki karyawan, namun sayangnya tidak semua orang memilikinya. Hal ini menyebabkan banyak karyawan menyalahgunakan sistem absensi manual untuk keuntungan pribadi.
Untuk mencegah hal tersebut terjadi, perusahaan dapat menggunakan sistem online untuk mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, tidak seperti sistem manual yang dapat dioperasikan, sistem ini dirancang dengan tingkat keamanan yang tinggi, sehingga karyawan tidak dapat melakukan hal-hal yang tidak diinginkan.
-
Cakupan terbatas
Menggunakan absensi manual bukanlah hal yang buruk, tetapi perlu diingat bahwa meskipun penerapannya mungkin tampak lebih sederhana, jenis absensi ini hanya dapat digunakan di perusahaan dengan jumlah karyawan yang sedikit.
Jika Anda mengurusi kehadiran karyawan dalam jumlah banyak, HRD pasti akan kewalahan dan akan banyak menghabiskan waktu yang tidak efektif. Dalam hal ini, sangat penting bagi bisnis yang sudah mulai berkembang dengan aplikasi manajemen karyawan.
-
Kesalahan Data
Selain memakan waktu dan tenaga, menghitung kehadiran secara manual membuka peluang kesalahan yang lebih besar. Bukan berarti menggunakan sistem ini akan 100% akurat, tetapi meminimalkan kemungkinan kesalahan.
Tugas departemen manajemen sumber daya manusia perusahaan tidak hanya mengurus absensi karyawan. Mereka juga harus mencatat karyawan yang sakit, lembur, penggajian, dan hal-hal lain yang perlu dilakukan pada waktu yang bersamaan. Banyaknya data yang harus dikelola semakin menambah urgensi bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi manajemen karyawan.
-
Jumlah pekerja yang lebih besar
Seperti disebutkan sebelumnya, jika sistem manual terbatas cakupannya, dapat juga dikatakan bahwa semakin banyak jumlah karyawan yang harus ditangani, semakin banyak SDM yang harus mengerjakannya. Namun semua permasalahan tersebut dapat diatasi dengan sistem online yang ada.
Kelebihan absensi online dibandingkan absensi manual
Setelah mengetahui berbagai kelemahan sistem absensi manual dibandingkan dengan aplikasi absensi online, Anda dapat kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual.
Untuk membantu Anda memutuskan, kami akan menjelaskan apa keuntungan dari kehadiran online selain yang dijelaskan di bagian sebelumnya.
-
Hemat biaya dan ramah lingkungan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, realisasi absensi manual membutuhkan media seperti kertas. Tentu saja, ini akan memungkinkan perusahaan untuk terus menghabiskan uang di atas kertas yang mereka buang saat sudah habis.
Dengan aplikasi absensi online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkan kertas. Perusahaan hanya perlu membayar untuk mendapatkan aplikasi tersebut, karena sistem waktu dan kehadiran online umumnya tersedia di komputer pribadi atau melalui smartphone masing-masing karyawan. Hal ini secara otomatis membuat aplikasi absensi online lebih ramah lingkungan dibandingkan absensi manual.
-
Meminimalkan kemungkinan upaya penipuan
Sangat kecil kemungkinan terjadinya penipuan atau penipuan dalam aplikasi absensi online karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik, berupa username dan password, yang hanya dimiliki oleh mereka.
Kemampuan GPS dan teknologi pengenalan wajah yang dimiliki beberapa sistem HR dapat mengurangi kemungkinan pencatatan kehadiran yang tidak jujur, karena HR dapat langsung memeriksa data.
-
Integrasikan dengan semua kebutuhan SDM
Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi online adalah semua data disimpan secara online, dan setiap data ini secara otomatis memengaruhi data lainnya.
Misalnya, jika sebuah perusahaan memberikan uang saku untuk karyawan yang datang ke kantor, karyawan harian dan karyawan tidak tetap dibayar secara berbeda dan secara otomatis dihitung oleh aplikasi kehadiran online.